Toegang niet-openbaar materiaal

De archieven die bij ons gemeentearchief worden bewaard, zijn meestal openbaar en daardoor in onze studiezaal (gratis) raadpleegbaar. Het komt echter voor dat archieven of bestanddelen van deze openbaarheid zijn uitgesloten. De openbaarheid van de meestal meer recente archieven of bestanddelen kunnen al beperkt zijn bij de overdracht en liggen de bepalingen vast in een overeenkomst, soms ook zijn er na inventarisatie extra beperkingen opgesteld. Dat is vooral ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen.

Er kunnen echter goede redenen zijn waarom u toch die niet-openbare archieven of bestanddelen zou willen raadplegen. In zo een geval kunt u vragen om ontheffing van de beperkingen op de openbaarheid. De archiefmedewerker in de lees- en studiezaal kan u informeren aan wie u deze ontheffing moet vragen; meestal zult u het verzoek kunnen richten aan de gemeentearchivaris.
Als u eenmaal ontheffing heeft gekregen, kunt u de stukken raadplegen. Het aanvraagformulier voor een ontheffing vindt u aan de achterzijde van dit informatieblad. Hieronder vindt u de voorwaarden waaraan u moet voldoen om voor een ontheffing in aanmerking te komen.

Volgens artikel 23 lid 2 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) is verwerking van bijzondere persoonsgegevens betreffende godsdienst/levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging of betrokkenheid bij strafrechtszaken toegestaan voor wetenschappelijk onderzoek of statistische verwerking, mits:

• het onderzoek een algemeen belang dient
• de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is
• het vragen van uitdrukkelijke toestemming aan de betrokken personen onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost
• bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad

Als de gemeentearchivaris toestemming verleent tot inzage in niet-openbare archiefstukken, moet de aanvrager een verklaring tekenen waarin hij verklaart dat:

1. het op het aanvraagformulier vermelde onderzoek voldoet aan de bovengenoemde criteria uit artikel 23 lid 2 Wbp;
2. hij de uit de aangevraagde archiefstukken verkregen gegevens slechts voor het op het aanvraagformulier vermelde doel zal gebruiken;
3. hij niets zal publiceren of op andere wijze openbaar maken waardoor de belangen van nog in leven zijnde personen kunnen worden geschaad;
4. hij met het oog op de bescherming van belangen van nog in leven zijnde personen niet tot publicatie (in welke vorm dan ook) van gegevens uit dit archief zal overgaan dan na schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris, aan wie daartoe de te publiceren passages vooraf dienen te worden voorgelegd;
5. hij de overige gegevens uit dit archief die hem ter kennis zullen komen en waarvoor geen toestemming tot publicatie is verkregen, slechts voor eigen studie zal gebruiken en deze niet aan derden zal meedelen;
6. hij de overheid vrijwaart voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden tengevolge van de raadpleging door de verzoeker.

• Indien de gemeentearchivaris afwijzend beschikt op uw verzoek tot raadpleging of op een verzoek tot publicatie van gegevens uit dit archief, zullen de motieven die tot deze afwijzing hebben geleid, schriftelijk aangegeven worden.
• Tevens zal worden aangegeven op welke wijze tegen die afwijzing in beroep kan worden gegaan.
• De geldigheidsduur van de ontheffing bedraagt 3 maanden. Indien het beoogde doel na afloop van deze periode niet is verwezenlijkt, kan een verzoek tot verlenging worden ingediend.
• Bij elke aanvraag van archiefstukken uit het hierna genoemde archief dient de aanvrager het hem verstrekte exemplaar van de ontheffing te tonen aan de medewerker in de lees- en studiezaal.
• Reproductie (fotokopie, readerprint, foto, film of enige andere vorm) van niet-openbare archiefstukken is in principe niet toegestaan, tenzij dat in de ontheffing uitdrukkelijk wordt aangegeven.